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Gestão do tempo: 15 ferramentas para ordenar você e sua equipe

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•  Andreza Abreu 
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Saber gerenciar o tempo de maneira correta é o que leva muitos profissionais ao sucesso. Eles compreendem a rotina de trabalho e conseguem utilizar os recursos disponíveis para otimizar os seus processos. Entretanto, nem todos são assim. Muitas pessoas sentem uma grande dificuldade para gerenciar bem o tempo disponível.

Como mudar essa realidade? O primeiro passo é ter autogestão e disciplina. É preciso conhecer a sua rotina de trabalho detalhadamente!

• Quais atividades demoram mais para serem concluídas? 
• Quais são as minhas dificuldades durante o processo de produção? 
• Quais hábitos prejudicam a minha produtividade? 
• O que tenho feito para otimizar meu desempenho?

São diversas perguntas que irão te guiar nesse processo de autoconhecimento e, com certeza, farão uma grande diferença na forma de conduzir suas tarefas.

Além disso, existem diversas ferramentas e aplicativos on-line que auxiliam na otimização  dotempo e na obtenção de resultados mais relevantes. Selecionamos as 15 mais utilizadas na administração do tempo no trabalho para te ajudar!

Vamos lá?

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Ferramentas de gestão do tempo

Reprodução NPU

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1 – Matriz GUT

Essa ferramenta ajuda na priorização da resolução de problemas seguindo a lógica da gravidade, urgência de resposta e a tendência de evolução da situação. A partir dessas vertentes você conseguirá reduzir o tempo gasto com as atividades menos relevantes.

Gravidade: observa-se a intensidade ou impacto que determinado problema pode causar se não for solucionado;

Urgência: é analisado o prazo limite para a resolução de um problema;

Tendência: potencial de crescimento de um problema na ausência de ações efetivas para solucioná-lo.

Para montar uma matriz GUT, você deverá seguir 4 passos simples:

1. Listar todos os problemas enfrentados no ambiente profissional
2. Classificá-los de acordo com as variáveis GUT em uma escala de 1 a 5
3. Eleger os principais e analisar os pontos fracos 
4. Elaborar um plano de ação para solucioná-los ou amenizá-los

2 – Getting Things Done (GTD)

Esse método foi desenvolvido pelo escritor David Allen e é considerado um dos mais simples e objetivos para aumentar a produtividade no trabalho. A técnica GTD contribui para o gerenciamento de processos e para a conquista do alto desempenho profissional. Para isso, é preciso seguir cinco etapas:

• Coleta: soltar a imaginação e listar todas as coisas a fazer
• Processamento: analisar as demandas listadas e avaliar se existe alguma que exige ação ou não
• Organização: organizar as tarefas e determinar o prazo para conclusão
• Execução: realizar as tarefas previstas sem interrupções
• Revisão: rever as estratégias periodicamente e aplicar técnicas de melhoria dos processos

3 - 5W2H

Essa ferramenta é uma espécie de checklist de atividades específicas que devem ser desenvolvidas em determinado período de tempo. A execução precisa ser clara e eficiente por parte de todos os envolvidos no projeto.

A técnica é composta por diversas perguntas que compõem a sigla 5W2H, em inglês. São elas:

• What: o que será feito?
• Why: por que será feito?
• Where: onde será feito?
• When: quando será feito?
• Who: quem executará?
• How: como será feito?
• How much: quanto custará?

Essa técnica elimina todas as dúvidas em relação aos processos de trabalho e dá lugar à produtividade e motivação. Com ela, a sua gestão do tempo se tornará eficaz.

4 – Matriz de gestão de tempo

De forma bem visual e simples de entender, a matriz de gestão de tempo auxilia no processo de organização das suas atividades por importância e urgência. Ela foi inspirada na metodologia de divisão de tarefas adotada pelo ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower.

Em suma, na matriz é possível dividir as atividades e se concentrar naquelas realmente importantes. Esse processo facilita a delegação de demandas que podem ser feitas por outras pessoas e a eliminação daqueles desnecessárias no momento.

5 – 70-20-10

Essa técnica é indicada para pequenas e médias organizações e o seu objetivo é otimizar os processos de uma empresa continuamente, envolvendo todos os colaboradores. Ela incentiva a divisão do tempo de trabalho em períodos específicos:

• 70% para a execução e entrega de atividades-chave
• 20% para refletir sobre meios de melhoria das tarefas desenvolvidas
• 10% para refletir sobre métodos que a empresa poderia usar para ser mais eficiente e competitiva

Desse modo, será possível realizar uma administração de tempo mais eficiente. Além disso, os seus processos serão continuamente aprimorados e, a sua equipe, motivada.

6 – Técnica Pomodoro

Criada em 1980 pelo estudante Francesco Cirillo, a Técnica Pomodoro estimula a organização das tarefas em ciclos regulares de tempo. Ao final de cada ciclo, é preciso fazer um período de intervalo.

Para aplicá-la você precisa criar uma lista de tarefas e, com a ajuda de um cronômetro, focar na produção de uma das atividades por 25 minutos ininterruptos. Em seguida, você descansa por 5 minutos e retorna ao trabalho. Após cumprir 4 ciclos, um intervalo maior é feito.

Acesse esse artigo e conheça as melhores técnicas e ferramentas para criar listas de tarefas eficazes!

7 – Técnica de Kanban

De origem japonesa, a técnica Kanban nasceu como um sistema de sinalização em fábricas automotivas. Entretanto, a metodologia mostrou-se tão eficaz para o aumento do desempenhoque foi adaptada para se tornar um método de gestão do tempo.

Ela é indispensável para as pessoas que têm familiaridade com estratégias visuais, já que utiliza post-its ou selos coloridos para organizar a rotina de trabalho. Selecione algumas cores para cada estágio de uma tarefa, por exemplo: vermelho para tarefas pendentes, amarelo para aquelas que estão sendo executadas e verde para as finalizadas.

Desse modo, você terá uma dimensão do atual estágio do trabalho apenas com o contato visual. É uma forma de otimizar o seu processo de gestão de tempo em projetos.

Prefere utilizar a tecnologia para organizar a sua rotina? Não se preocupe, também selecionamos algumas opções para você!

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Usando a tecnologia como aliada

Reprodução Salesim

8 – Wunderlist

Essa é uma excelente ferramenta para criar listas de tarefas rápidas e simples. Nela, você pode separar seus afazeres em pastas e destinar atividades específicas para cada uma - contando sempre com um sistema de lembrete quando estiver perto da data de finalização. 

Outra vantagem do Wunderlist é sua praticidade, podendo ser usada no computador, tablet ou no celular. Ela também é muito fácil de ser usada e possui um visual bem agrádavel e clean (algo que facilita a compreensão das funcionalidades da ferramenta). 

9 – Salpinx

O Salpinx é uma plataforma da força de trabalho para qualquer empresa, independente do porte. Ela ajuda os gestores a manter a performance da equipe sempre alta, motivando e incentivando a autogestão dos processos de trabalho.

Através do nosso aplicativo, gestores e colaboradores conseguem visualizar seu tempo produtivo, improdutivo ou neutro (como inatividade no computador), além das dispersões ou interrupções durante o trabalho.

Aba de autogestão do aplicativo do Salpinx.

Por meio de um sistema inovador de acompanhamento da produtividade, o Salpinx consegue analisar as atividades desenvolvidas pelos colaboradores e mostrar importantes indicadores que irão guiar cada um na melhoria de seus processos e incentivar a transparência. 

Além disso, a plataforma possui a funcionalidade de um gerenciador do tempo, um time tracking inteligente. Os gestores e colaboradores podem cadastrar as tarefas de um projeto, controlando assim quanto tempo será destinado para cada uma. 

Outra vantagem dessa plataforma é a gamificação, que motiva os funcionários por meio da premiação pelo bom desempenho e outros recursos encontrados nos games: medalhas, pontuações e ranking. 

10 – Remember the milk

Se você está lutando para gerenciar milhares de tarefas pendentes e não sabe como organizá-las, esse aplicativo foi feito para você. O Remember the Milk é uma ferramenta gratuita para criar listas de tarefas, sendo compatível com celulares e computadores. 

Essa ferramenta permite a sincronização com a conta do e-mail e outras plataformas, garantindo que você tenha a sua lista de tarefas sempre em mãos.

11 – Focus Booster

Baseado na Técnica Pomodoro, esse aplicativo auxilia na melhoria do foco e redução da procrastinação. Com ele, você conseguirá reduzir a sobrecarga de tarefas e eliminar qualquer ansiedade criada ao longo do expediente.

12 – Todoist

Esta é uma ótima alternativa às famosas listas de demanda. Essa ferramenta permite que você acesse suas listas de qualquer lugar, estando disponível para diversos dispositivos e sistemas operacionais. 

Além disso, o Todoist permite o compartilhamento de tarefas com os membros da equipe e ainda tem a opção de lembretes. O visual é bem intuitivo e simples, o que facilita a compreensão das funcionalidades da ferramenta. 

13 – Things

Baseado no sistema de gestão Getting Things Done (GTD) que te expliquei anteriormente, essa ferramenta transforma as tarefas difíceis em algo menos complexo. Para usá-la, basta determinar as atividades pendentes e definir um prazo para cada uma. O aplicativo irá quebrá-las em etapas simples, até que o objetivo final seja alcançado.

Ela está disponível apenas para dispositivos iOS.

14 – MindMeister

Excelente ferramenta para criar mapas mentais, possuindo uma versão básica gratuita. Ela permite que você exporte seu mapa em grandes formatos e armazene todos aqueles já criados em uma pasta online. 

Se você quiser saber como criar seus mapas mentais, recomendo esse artigo que escrevemosaqui no blog. ​

15 – Kanbanchi

Essa ferramenta é baseada na Técnica Kanban. Ela permite que você visualize todas as suas tarefas de forma visual diretamente na tela do seu computador ou celular.

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Conclusão

Gerir o tempo de forma eficaz implica conhecer os nossos objetivos e prioridades detalhadamente. Desse modo, é preciso criar o hábito do autoconhecimento antes de começar a utilizar as diversas ferramentas que te mostrei ao longo do artigo.

Quer se tornar um ninja da produtividade? Leia o nosso artigo sobre gestão de tempo para resultados relevantes!

Fonte: https://www.salpinx.com.br/gestao-do-tempo/